Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 4 november 2026 · Deze vertaling dient ter informatie: bij verschil geldt de Franse tekst.

Pointly is een tijdsregistratie-app voor teams op het terrein. Deze pagina legt uit welke gegevens we verwerken, waarom, waar ze worden bewaard en hoe u uw rechten uitoefent. Ze geldt voor de bezoekers van pointly.be, de klantbedrijven en hun werknemers.

1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

Pointly is een project in oprichting, uitgegeven door Matias Arbesu, natuurlijke persoon met woonplaats in 1420 Eigenbrakel (“Pointly”, “wij”). Het wordt nog niet uitgebaat door een onderneming: deze pagina wordt bijgewerkt bij de oprichting ervan. Voor elke vraag: contact@pointly.be.

Afhankelijk van de gegevens is onze rol niet dezelfde:

• Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van de bezoekers van de site, de accounts van de klantbedrijven (hun beheerders) en hun facturatie.
• Wij zijn verwerker voor de gegevens van de werknemers die het klantbedrijf in Pointly registreert: registraties, foto's, contracturen. Het bedrijf is daar, als werkgever, verantwoordelijk voor. We verwerken ze uitsluitend volgens zijn instructies, om hem de dienst te leveren, en we verbinden ons ertoe ze te beschermen en op het einde van het contract te verwijderen (artikel 28 van de AVG, uitgewerkt in artikel 8 van onze voorwaarden).

2. Welke gegevens?

Op de site pointly.be

Geen bezoekersmeting, geen dienst van derden die de site laadt. Zoals voor elke site verwerkt onze hostingprovider uw IP-adres om de pagina's te tonen en de dienst te beschermen.

Als u zich kandidaat stelt voor het pilootprogramma, ontvangen we wat u invult: de naam van uw bedrijf, uw sector, het aantal werknemers, uw naam, uw e-mailadres en, als u ze geeft, uw telefoonnummer en uw bericht, en ook de taal van de pagina, om u in uw taal te antwoorden. Om misbruik te beperken, bewaren we ook een vingerafdruk van uw IP-adres, en niet het adres zelf.

In de app

• Beheerdersaccount: voornaam, naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, de gekozen taal van de app, en de laatste nieuwigheid van de app die u werd getoond, om ze niet opnieuw te tonen. Het wachtwoord wordt beheerd door Google (Firebase Authentication): we hebben er nooit toegang toe.
• Werknemers, geregistreerd door het bedrijf: voornaam, naam, e-mailadres, contracturen, startdatum, account actief of niet. Elke werknemer voegt daar de taal toe die hij voor de app kiest.
• Registraties: datum, begin- en einduur, pauzes, klant of werf, uitgevoerde taken, notities, toegevoegde foto's, goedkeuringsstatus, reden van een weigering, en de geschiedenis van de wijzigingen (wie wat veranderde, en wanneer).
• Klanten van het bedrijf: naam, adres en, als het bedrijf ze invult, contactpersoon, telefoon, e-mail en notities. Een bestand dat gekozen wordt om klanten te importeren, wordt op het toestel van de beheerder gelezen: het wordt niet naar Pointly verstuurd en niet bewaard, alleen de geïmporteerde klanten worden opgeslagen.
• Facturatie: de bankkaart wordt ingevoerd bij Stripe, onze betaaldienstverlener; we zien het nummer nooit. We bewaren het klantnummer bij Stripe, de status van het abonnement, de bedragen en de facturen.
• Registratieherinnering, als u ze op een toestel inschakelt: het abonnementsadres dat de browser van dat toestel ons geeft om er meldingen naar te sturen (een technische identificatie, zonder uw naam of telefoonnummer) en de sleutels die deze meldingen versleutelen. De herinnering vertrekt op basis van uw registraties en uw timer van de dag, die al in de app staan.
• Een registratie inspreken, als u dat gebruikt: de opname van uw stem wordt naar Gemini gestuurd, de dienst voor artificiële intelligentie van Google Cloud, die er de tekst van wat u zei en de voorgestelde registraties uit haalt. Noch de opname, noch die tekst wordt bewaard: alleen de registraties die u na controle opslaat, worden bewaard, zoals een manueel ingevoerde registratie. We tellen ook het aantal inspreeksessies per persoon per dag, met een maximum van 20.
• E-mails: uitnodigingen aan werknemers en e-mails over het account.
• Technische gegevens: werkings- en foutenlogboeken van onze servers.

3. Waarom, en op welke grondslag?

• De app leveren: accounts, registraties, goedkeuringen, rapportenUitvoering van het contract met het klantbedrijf (art. 6.1.b AVG)
• De uitnodigingen en e-mails over het account versturenUitvoering van het contract
• De registratieherinnering versturen, op de toestellen waar ze werd ingeschakeldUitvoering van het contract
• Registraties voorstellen op basis van een inspreking, als u dat gebruiktUitvoering van het contract
• Het abonnement factureren en onze boekhouding voerenWettelijke verplichting (art. 6.1.c)
• De dienst beveiligen, fraude en misbruik voorkomenGerechtvaardigd belang (art. 6.1.f)
• Uw kandidatuur voor het pilootprogramma bestuderen en u antwoordenMaatregelen op uw verzoek vóór een contract (art. 6.1.b)
• Uw berichten beantwoordenGerechtvaardigd belang, of uitvoering van het contract

Voor de gegevens van de werknemers bepaalt de werkgever de rechtsgrond, bijvoorbeeld zijn verplichting om de arbeidstijd te registreren of de arbeidsovereenkomst.

4. Waar worden ze bewaard, en wie heeft er toegang toe?

De database van de app en de foto's van de registraties worden in België gehost, bij Google Cloud (regio europe-west1).

Elk bedrijf heeft alleen toegang tot zijn eigen omgeving. Binnen een bedrijf ziet een werknemer alleen zijn eigen registraties; de beheerders zien die van het bedrijf.

We doen een beroep op deze dienstverleners, elk voor zijn deel van de dienst:

• Google Cloud en Firebase (Google Ireland Limited)Hosting van de site en de app, database, accounts, foto's, serverfuncties, en Gemini voor het inspreken. De stem wordt geanalyseerd op de servers van Google, die zich buiten de Europese Unie kunnen bevinden; Google gebruikt ze niet om zijn modellen te trainen.
• Stripe (Stripe Payments Europe, Ierland)Betaling van het abonnement en facturen
• Resend (Resend, Inc., Verenigde Staten)Verzending van de e-mails: uitnodigingen, en kandidaturen voor het pilootprogramma die de uitgever ontvangt
• OVHcloud (Frankrijk)Domeinnaam en mailbox contact@pointly.be
• Meldingsdiensten van de browsers (Google, Apple, Mozilla of Microsoft, afhankelijk van uw toestel)Bezorging van de registratieherinnering op uw toestel. De inhoud is versleuteld: alleen uw toestel kan ze lezen.

Sommige van deze dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Unie verwerken, met name in de Verenigde Staten. Deze doorgiften vallen onder de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie of onder het gegevensbeschermingskader EU-VS.

We verkopen of verhuren geen gegevens, en we gebruiken ze niet voor reclame.

5. Hoe lang?

• Account en gegevens van het bedrijf (werknemers, registraties, foto's, klanten): zolang het account actief is. Bij het sluiten van het account, op eenvoudig verzoek aan contact@pointly.be, kan het bedrijf eerst zijn registraties exporteren; daarna verwijderen we zijn gegevens binnen 90 dagen.
• Facturen en boekhoudkundige gegevens: 10 jaar, zoals de Belgische wet vereist.
• Kandidaturen voor het pilootprogramma: 12 maanden na ons antwoord, daarna verwijderd. Stapt uw bedrijf in Pointly, dan neemt zijn account het over.
• Uitnodigingslinks: 7 dagen geldig.
• Abonnement van een toestel op de registratieherinnering: verwijderd wanneer u de herinnering uitschakelt of op dat toestel uitlogt, wanneer de meldingsdienst ons laat weten dat het niet meer geldig is, of wanneer u het bedrijf verlaat.
• Inspreken: de opname van de stem en de tekst ervan worden niet bewaard; ze dienen alleen om de registraties voor te stellen. De teller van inspreeksessies wordt elke dag op nul gezet.
• Technische logboeken van onze servers: 30 dagen.

6. Hoe worden ze beschermd?

• Alle verbindingen zijn versleuteld (HTTPS), en de gegevens zijn versleuteld op de servers van Google.
• Toegangsregels, gecontroleerd door de server, beperken elk bedrijf tot zijn gegevens en elke werknemer tot zijn registraties.
• De wachtwoorden worden beheerd door Firebase Authentication: ze worden nooit in leesbare vorm bewaard en we hebben er geen toegang toe.
• De betalingen worden verwerkt door Stripe, met PCI DSS-certificering.
• Elke wijziging van een registratie blijft bewaard in de geschiedenis ervan.

7. Cookies en opslag op uw toestel

• Site pointly.be: geen cookies. Als u de demotimer start, wordt het startuur in uw browser bewaard zolang het tabblad openstaat, en nooit verstuurd. Het lettertype wordt door de site zelf geleverd.
• App app.pointly.be: de app bewaart uw inlogsessie, de op dit toestel gekozen taal en een kopie van de gegevens om zonder netwerk te werken, in de opslag van uw browser. Als u de registratieherinnering inschakelt, bewaart ze daar ook het abonnement van dit toestel, en of u op “Niet nu” tikte. Deze elementen zijn strikt noodzakelijk voor de dienst.
• Betaling: de betaalpagina wordt gehost door Stripe, dat er zijn eigen cookies gebruikt om de betaling te beveiligen en fraude te voorkomen (zie het privacybeleid van Stripe).

Omdat we geen bezoekersmeting en geen advertentiecookies gebruiken, vragen we u geen toestemming. Mocht dat veranderen, dan vragen we die voordat we iets plaatsen.

8. Uw rechten

U kunt inzage in uw gegevens vragen, de verbetering, verwijdering of overdraagbaarheid ervan, en de beperking van de verwerking, en u kunt zich verzetten tegen een verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang. Schrijf ons op contact@pointly.be: we antwoorden binnen een maand.

Bent u werknemer? Uw werkgever is verantwoordelijk voor uw registratiegegevens: richt uw verzoek eerst aan hem, wij helpen hem om te antwoorden. U kunt ons ook schrijven, dan bezorgen we het hem.

Ten slotte kunt u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel (gegevensbeschermingsautoriteit.be).

9. Wijzigingen

We werken deze pagina bij wanneer onze werkwijze verandert; de datum bovenaan geeft de laatste versie aan. Bij een belangrijke wijziging verwittigen we de klantbedrijven per e-mail.